Jelen Tájékoztató célja, hogy a https://papa.hu/ honlapot látogató természetes személyek, illetve jogi személyek képviselői, továbbá a Pápai Polgármesteri Hivatal (továbbiakban: Hivatal) ügyfelei (a továbbiakban együtt: Érintettek) részére minden lényeges információ és tájékoztatás tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva rendelkezésre álljon, valamint, hogy az Érintettek a 4. pontban szereplő jogaik gyakorlásában segítséget kapjanak.

Pápa Város Önkormányzata, Pápa Városi Cigány Nemzetiségi Önkormányzat, valamint a Pápai Német Nemzetiségi Önkormányzat munkaszerve a Hivatal, amely az egyes önkormányzatokat érintő adatkezelések céljait és eszközeit önállóan határozza meg, így a jelen tájékoztató kapcsán adatkezelőnek a Hivatal minősül.

Tájékoztatási kötelezettség alapja a 2018. május 25. napjától alkalmazandó, az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679. számú Rendelet (a továbbiakban: GDPR) 12. cikke, illetve az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 16. §-a.

A Tájékoztató a GDPR, az Infotv., valamint az egyes adatkezelések szempontjából releváns további jogszabályok figyelembevételével készült.

Jelen tájékoztató a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak (a továbbiakban: NAIH) az előzetes tájékoztatás adatvédelmi követelményeiről szóló ajánlásban foglalt megállapítások, valamint a GDPR 5. cikkének figyelembevételével, különösen az 5. cikk (2) bekezdésében szereplő elszámoltathatóság elvének szellemében készült.

Az Európai Uniónak a személyes adatok védelme tekintetében kimunkált gyakorlatára figyelemmel; az Európai Bizottság 29-es Munkacsoportjának az átláthatóságról szóló iránymutatása tartalmában foglaltak is megjelennek az adatkezelési gyakorlatban.

2 Adatkezelő adatai

PÁPAI POLGÁRMESTERI HIVATAL

Székhely: 8500 Pápa, Fő u. 5.

Tel: 89/515-000

Fax: 89/313-989

Honlap: https://papa.hu/

E-mail: hivatal@papa.hu

Adatvédelmi tisztviselő: dr. Miklós Péter Ákos

Elérhetőség: dmp@dmp.hu

Adatvédelmi kérelmek: adatkezeléssel kapcsolatos kérelmét postai úton vagy elektronikusan az alábbi címekre küldheti: 8500 Pápa, Fő u. 5., hivatal@papa.hu.

3 Egyes adatkezelési folyamatok

Jelen pontban a Hivatal az egyes adatkezelésekhez tartozó azon lényeges körülményeket részletezi, melyeket a GDPR és az egyéb ágazati jogszabályok elvárnak minden adatkezelőtől.

3.1 Kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás

Weboldalon keresztül bármilyen célból fel lehet venni a kapcsolatot a Hivatallal. Ezen kívül a Hivatal a jogi személyek kapcsolattartóinak személyes adatait is kezeli munkája során. Az ehhez kapcsolódó adatkezelés részletei az alábbiakban láthatóak.

3.1.1. A kezelt személyes adatok és az adatkezelés célja

személyes adat	adatkezelés célja	adatkezelés jogalapja
név	Érintett, vagy jogi személy kapcsolattartójának beazonosítása	Jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja), vagy közérdekű feladat végrehajtása (GDPR 6. cikk (1) bek. e) pontja)
e-mail cím	kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás az Érintettel, vagy jogi személy kapcsolattartójával	Jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja), vagy közérdekű feladat végrehajtása (GDPR 6. cikk (1) bek. e) pontja)
telefonszám	kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás az Érintettel, vagy jogi személy kapcsolattartójával	Jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja), vagy közérdekű feladat végrehajtása (GDPR 6. cikk (1) bek. e) pontja)

3.1.2. Az adatkezelés jogalapja

Amennyiben a kapcsolatfelvétel jogszabályban meghatározott eljáráshoz kapcsolódik, az adatkezelés jogalapja a Hivatalra vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja), illetve közérdekű feladat végrehajtásához szükséges (GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pontja).

Amennyiben az Érintett adatait az eredeti adatfelvételtől eltérő célja használja a Hivatal, akkor erről az Érintettet tájékoztatja, és ehhez előzetes, kifejezett hozzájárulását megszerzi, illetőleg lehetőséget biztosít számára, hogy a felhasználást megtiltsa (lásd: 9.1. pont).

3.1.3. Az adatkezelés időtartama

Az Érintett személyes adatait a Hivatal annyi ideig kezeli, amíg szükséges a kommunikáció szempontjából, valamint ameddig a releváns jogszabályi rendelkezések lehetővé teszik.

Amennyiben az adatkezelés jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy közérdekű feladat ellátásához szükséges, az adattárolási időt jogszabály határozza meg.

3.1.4. Az adatkezelés módja

Papír alapon és elektronikus formában.

3.1.5. Adatvédelmi nyilatkozat

A tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével mind az adatkezelés módjának meghatározásakor, mind pedig az adatkezelés során a Hivatal olyan megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket – például álnevesítést – hajt végre, amelyek célja egyrészt az adatvédelmi elvek, például az adattakarékosság hatékony megvalósítása, másrészt a GDPR-ban foglalt követelmények teljesítéséhez és az érintettek jogainak védelméhez szükséges garanciák beépítése az adatkezelés folyamatába.

3.2. Közérdekű adatigénylések teljesítése során az adatigénylők személyes adatai tekintetében megvalósított adatkezelés

A Hivatalhoz közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatok megismerése iránt kérelmet benyújtó természetes személyek és jogi személyek képviselői, továbbá a közérdekű bejelentéssel érintett természetes személyek személyes adatai kezelésének részletei az alábbiakban láthatóak.

3.2.1. A kezelt személyes adatok és az adatkezelés célja

személyes adat	adatkezelés célja	adatkezelés jogalapja
adatigénylő neve	a Hivatalhoz címzett adatigénylések teljesítése, adatigénylő azonosítása	GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
adatigénylő elérhetősége (e-mail címe, postacíme, egyéb megadott adata)	a Hivatalhoz címzett adatigénylések teljesítése	GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
adatigénylés adatköre, továbbá az adatigénylés benyújtásának idejére, illetve a teljesítésére vagy elutasítására, annak idejére és indokaira vonatkozó adatok	az 1 éven belül ismételten azonos tárgyú kérelmet benyújtó igénylő lehetséges azonosítása	GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
esetleges fizetési kötelezettség megállapítása esetén az ahhoz kapcsolódó pénzintézeti adatok, adóazonosító jel.	esetleges fizetési kötelezettség megállapítása esetén az összeg megfizetésének dokumentálása	GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása

3.2.2. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása. A személyes adatok kezelése az Infotv. 28. § (2) bekezdésében és a 29. § (1b) bekezdésében meghatározott előírásokra figyelemmel történik.

3.2.3. Az adatkezelés időtartama

Az Infotv. 29. § (1b) és 28. § (2) bekezdésében foglaltakra tekintettel a Hivatal az adatigénylő személyes adatait az adatigénylés Hivatalhoz történő beérkezését követő 1 év elteltével – az előírt fizetési kötelezettség ezen határidőn túli megfizetése esetén a megfizetést követően haladéktalanul – törli.

3.2.4. Az adatkezelés módja

Papír alapon és elektronikus formában.

3.3. Panaszok és közérdekű bejelentések kezeléséhez kapcsolódó adatkezelés

A Hivatalhoz panaszt benyújtó vagy közérdekű bejelentéssel forduló természetes személyek és a jogi személyek képviselői, továbbá a közérdekű bejelentéssel érintett természetes személyek személyes adatai kezelésének részletei az alábbiakban láthatóak.

3.3.1. A kezelt személyes adatok és az adatkezelés célja

személyes adat	adatkezelés célja	adatkezelés jogalapja
bejelentő neve	bejelentő azonosítása, a Hivatalhoz beérkező olyan panaszok és közérdekű bejelentések elbírálása, amelyek elintézése nem tartozik más szerv – így különösen bírósági, közigazgatási hatósági eljárás hatálya alá (beleértve az önkormányzati, illetve jegyzői hatósági eljárásokat is)	GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
bejelentő elérhetősége	bejelentő azonosítása, kapcsolattartás, a Hivatalhoz beérkező olyan panaszok és közérdekű bejelentések elbírálása, amelyek elintézése nem tartozik más szerv – így különösen bírósági, közigazgatási hatósági eljárás hatálya alá (beleértve az önkormányzati, illetve jegyzői hatósági eljárásokat is)	GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
egyéb megadott, illetve a bejelentő által rendelkezésre bocsátott személyes adatok (ideértve más érintett személyes adatait is)	a Hivatalhoz beérkező olyan panaszok és közérdekű bejelentések elbírálása, amelyek elintézése nem tartozik más szerv – így különösen bírósági, közigazgatási hatósági eljárás hatálya alá (beleértve az önkormányzati, illetve jegyzői hatósági eljárásokat is)	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása

3.3.2. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett feladat, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása. A személyes adatok kezelése a panaszokról és közérdekű bejelentésekről szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasztv.) 1. § - 6. § rendelkezései alapján történik, figyelemmel esetenként a GDPR 9. cikk (2) bekezdés f) és g) pontjaiban foglaltakra is.

3.3.3. Az adatkezelés időtartama

Az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet szerint 2 év.

3.3.4. Az adatkezelés módja

Papír alapon és elektronikus formában.

3.4 Közhatalmi eljárásokhoz kapcsolódó adatkezelés

A kérelmező, bejelentő, panaszos természetes személy, a hatósági eljárás más természetes személy ügyfele és egyéb résztvevője, eljárás során megkeresett, a tényállás tisztázása során megvizsgált és az intézkedés alá vont természetes személyek és ezek, továbbá az eljárással érintett jogi személyek képviselői személyes adatai kezelésének részletei az alábbiakban láthatóak.

3.4.1. A kezelt személyes adatok és az adatkezelés célja

személyes adat	adatkezelés célja	adatkezelés jogalapja
közigazgatási eljárásban a kérelmező, bejelentő, eljárás alá vont vagy az eljárásban szereplő más ügyfél, egyéb résztvevő, a tényállás tisztázása során bevont személy és mindezeket képviselő természetes személy személyazonosító adatai	azonosítás, közigazgatási eljárás kérelemre vagy hivatalból történő lefolytatása, hatósági igazolvány, hatósági bizonyítvány kiállítása, hatósági nyilvántartás vezetése	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
közigazgatási eljárásban a kérelmező, bejelentő, eljárás alá vont vagy az eljárásban szereplő más ügyfél, egyéb résztvevő, a tényállás tisztázása során bevont személy és mindezeket képviselő természetes személy elérhetősége	azonosítás, kapcsolattartás	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
egyéb, a közigazgatási eljárásban a kérelmező, bejelentő, eljárás alá vont vagy az eljárásban szereplő más ügyfél, egyéb résztvevő, a tényállás tisztázása során bevont személy és mindezeket képviselő természetes személy által megadott, vagy más személy által rendelkezésre bocsátott, vagy hivatalból beszerzett személyes adat	közigazgatási eljárás kérelemre vagy hivatalból történő lefolytatása, hatósági igazolvány, hatósági bizonyítvány kiállítása, hatósági nyilvántartás vezetése	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
térfigyelő kamerák közvetített és rögzített képein a képfelvevők látókörébe került személyek arc- és testkép adatai és az így megfigyelt/rögzítésre került egyes eseményekre, gépjárműre és forgalmi rendszámra vonatkozó adatok, továbbá a helyszíni intézkedéssel, helyszíni bírság kiszabásával szabálysértési feljelentés megtételével összefüggésben rögzített helyszíni kép- és hangfelvétel adatai, az érintett igazoltása során rögzített személyazonosító adatai, lakó- vagy tartózkodási helyére vonatkozó adatai, a gépjármű üzemben tartójának a neve, születési ideje, lakcíme, mint az országos járműnyilvántartásból átvett adatok.	térfigyelő kamerák képfelvételei tekintetében szabálysértési vagy büntető eljárás vagy más szerv hatáskörébe tartozó közigazgatási eljárás kezdeményezése, felügyelői intézkedés jogszerűségének megállapítására irányuló közigazgatási eljárásban történő felhasználás, a felvételen szereplő személy jogainak gyakorlása érdekében indított eljárásban történő felhasználás, terrorcselekmények, bűncselekmények megelőzése, felderítése, megszakítása, nemzetbiztonsági védelmi, iparbiztonsági, belső biztonsági, bűnmegelőzési ellenőrzési, katasztrófavédelmi, tűzvédelmi hatósági feladatok felhasználók által történő ellátása, körözött személy vagy tárgy azonosítása a közterület-felügyeletről szóló 1999. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Kftv.) 7.§ és 7/A. § szerint; szabálysértési helyszíni bírság kiszabása vagy feljelentés megtétele a Kftv. 10.§, 17.§ és a szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerről szóló 2012. évi II. törvény (a továbbiakban: Szt.) rendelkezései alapján	Infotv. 2. § (3) bekezdése, 3.§ 10a. pontja alapján az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontja (3) és (4) bekezdés

3.4.2. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett feladat, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása. Különleges adatok kezelésére ehhez kapcsolódóan minden esetben a GDPR 9. cikk b) pont szerinti vagy h) pont szerinti jogszabályi előírásra tekintettel - utóbbi esetben figyelemmel a GDPR 9. cikk (3) bekezdéshez kapcsolódóan a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 226. § (1) bekezdés alapján alkalmazandó 10. § (3) bekezdés szerinti, valamint a 87/2019. (IV.23.) Korm. rendelet 10. § (3) bekezdés szerint tett titoktartási kötelezettségre is – kerül sor.

A hatósági eljárások vonatkozásában a személyes adatok kezelésére a közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény (a továbbiakban: Ákr.) 27. § (2) bekezdése, 28. § - a, valamint 33-34. § -ai alapján kerül sor.

Az egyes bűnüldözési (szabálysértési célú) adatkezelések jogalapja: a GDPR 10. cikkére figyelemmel az Infotv. 2. § (3) bekezdése, 3.§ 10a. pontja alapján az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontja (3) és (4) bekezdései szerinti törvényi kötelezettség és felhatalmazás, a különleges adatok tekintetében az Infotv. 5. § (2) bekezdés b) pontja. A Hivatal az e körbe tartozó adatok kezelését a Kftv. 7.§, 7/A. § és 10. § szerint és a Szt. rendelkezéseinek megfelelően végzi.

Az adatkezelésre irányadóak még a közokiratról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Lt.) 4. § és 9. § rendelkezései.

3.4.3. Az adatkezelés időtartama

Az egyes eljárásokra irányadó iratmegőrzési és levéltárba adási határidőkről az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 78/2012. (XII.28.) BM rendelet állapítja meg. Az ügyekhez tartozó iratokat a Hivatal a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésére vonatkozó jogszabályi követelmények szerint iktatja és az iktatott iratok között a mindenkor hatályos irattári tervben meghatározott selejtezési időig, illetve – ennek hiányában - levéltárba adásáig kezeli. Az adatokat a Hivatal archiválási céllal az iratokkal együtt selejtezésig, illetve levéltárba adásig kezeli. Ezt követően a levéltárba adandó iratokban foglalt adatok és az iratkezelési rendszerben a jogszabálynál fogva kezelendő személyes adatok kivételével a Hivatal az adatot törli (iratokat selejtezi), illetve a levéltárba adással a személyes adatok kezelése a Hivatalnál megszűnik.

A közterület-felügyelő a rögzített és az országos járműnyilvántartásból átvett személyes adatokat a rögzítést, illetve adatátvételt követő 5 napig kezelheti. A Hivatal a közterület-felügyelő által készített felvételeket a rögzítést követő 30 nap elteltével törli. A Hivatal a közterületi képfelvevő kamerák felvételeit az eljárásra jogosult szervhez történő továbbítást vagy a felvételen szereplő személy részére történő átadást követően haladéktalanul, de legkésőbb a rögzítést követő 30 napon belül törli.

A Hivatal a szabálysértési eljárás adatait a szabálysértési nyilvántartási rendszerben rögzíti, a nyilvántartási rendszerre vonatkozó adatkezelési szabályokat, a hozzáférési jogosultságok szabályozását és az adatok megőrzésére irányadó rendelkezéseket a Szt. 150. § - 165.§ állapítja meg.

3.4.4. Az adatkezelés módja

Papír alapon és elektronikus formában.

3.4.5. Adatkezelés jellege

A Hivatal nem kizárólag az érintettől származó adatokat kezeli. A Hivatal a tényállás feltárása érdekében a megkeresett szervektől, személyektől a szükséges körben adatokat kérhet, kezeli az eljárásban részt vevő (ügyfél, képviselő, tanú, szemletárgy birtokosa, egyéb megkeresett azonosításához szükséges és általuk rendelkezésre bocsátott, továbbá a bizonyítékokon (adathordozókon) található személyes adatokat.

A Hivatal az eljárás lefolytatásához szüksége mértékben adatszolgáltatást kérhet a Belügyminisztérium által vezetett személyi adat- és lakcím-nyilvántartásból. A közterület-felügyelő a közúti közlekedésről szóló 1999. évi LXXXIV. törvényben foglalt adatokat kérdezhet le az Országos Járműnyilvántartásból.

3.5 Közmeghallgatáshoz kapcsolódó adatkezelés

A közmeghallgatásra a Képviselő-testület nyilvános ülése formájában kerül sor. Az ülésről kép- és hangfelvétel készül és élő közvetítés történik a helyi televízió útján és interneten keresztül, amelyre tekintettel a közmeghallgatáson részt vevők a kép- és hangfelvételen, továbbá a közvetítésben szerepelhetnek. A felszólalók által elmondottakat nyilvános jegyzőkönyvben rögzítik. A Hivatal felhívja ezért a figyelmet arra, hogy a közmeghallgatáson felszólaló személyek nem kötelesek sem nevüket, sem személyes adataikat a nyilvánosság előtt megadni, illetve személyes adataik nyilvános jegyzőkönyvben történő rögzítésére csak erre irányuló kérelmük esetén kerül sor.

Az éves közmeghallgatáson részt vevő személyek személyes adatai kezelésének részletei az alábbiakban láthatóak.

3.5.1. A kezelt személyes adatok és az adatkezelés célja

személyes adat	adatkezelés célja	adatkezelés jogalapja
fénykép, esetleges kép- és hangfelvétel, élőkép;	közmeghallgatás nyilvánosságának biztosítása	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
felszólalás tartalma; az érintett mindazon személyes adatai, amelyek jegyzőkönyvi rögzítését kéri	közmeghallgatás nyilvánosságának biztosítása	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása; a közmeghallgatáson felszólaló személyek személyes adatainak nyilvánosságra hozatala és jegyzőkönyvben történő rögzítése a GDPR 6. cikk. a) pontja alapján
érintett által megadott kapcsolattartási adatok. név, postacím, e-mail cím, egyéb elérhetőség	írásos válasz megküldése az érintett kérdésére, javaslatára vonatkozóan	GPDR 6. cikk a) pontja alapján az érintett hozzájárulása

3.5.2. Az adatkezelés jogalapja

A közmeghallgatásra a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 54. §, valamint a Pápa Város Önkormányzata Képviselőtestületének 26/2014. (X.22.) önkormányzati rendelete Pápa Város Önkormányzata Képviselőtestületének Szervezeti és Működési Szabályzatáról alapján kerül sor. Az adatkezelés jogalapja a GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány keretében végzett feladat, illetve közérdekű feladat végrehajtása. A közmeghallgatáson felszólaló személyek személyes adatainak nyilvánosságra hozatala és jegyzőkönyvben történő rögzítése a GDPR 6. cikk. a) pontja alapján történik.

3.5.3. Az adatkezelés időtartama

A közmeghallgatás iratai az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet szerint nem selejtezhetőek, azokat a Hivatal 15 évig őrzi, majd átadja a Levéltár részére.

3.5.4. Az adatkezelés módja

Papír alapon és elektronikus formában.

3.5.5. Nyilvánosságra kerülő, bárki által megismerhető adatok

A közmeghallgatáson készített fénykép, esetleges kép- és hangfelvétel, élőkép, a felszólalás tartalma, valamint az érintett mindazon személyes adatai, amelyek jegyzőkönyvi rögzítését kéri, nyilvánosságra kerülő, bárki által megismerhető adatok.

3.6 Szerződésekhez kapcsolódó adatkezelések

A Hivatallal szerződéses jogviszonyt létesítő természetes személyek és a szerződő jogi személyek képviselői, kapcsolattartói, a szerződésekkel érintett természetes személyek személyes adatai kezelésének részletei az alábbiakban láthatóak.

3.6.1. A kezelt személyes adatok és az adatkezelés célja

személyes adat

adatkezelés célja

adatkezelés jogalapja

A vállalkozó vagy szerződő fél, a képviselő és a kapcsolattartó, egyéb érintett neve és elérhetőségei, online azonosító adatai:

a vállalkozó vagy szerződő fél

- születési neve, születési ideje,

anyja neve,

- lakcíme, egyéni vállalkozó lakcímmel azonos székhelye,

- személyi igazolvány száma,

- bankszámlaszáma,

- vevőszám, ügyfélszám, rendelési szám,

- adóazonosító jele,

- a szerződéssel vagy megrendeléssel összefüggésben a szerződő félre vagy a szerződéssel érintett más személyre vonatkozóan levonható ismeretek és következtetések,

- a teljesítés adatai

A Hivatal közfeladatainak ellátásával és a működési feltételeinek a biztosításával kapcsolatos szerződések megkötése (az államháztartás pénzeszközei felhasználásával, a nemzeti vagyonnal történő gazdálkodással összefüggő árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésére, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, vagyon- vagy vagyoni értékű jog átadására, pénzeszköz átadására, támogatás, kedvezmény, szerződéshez kapcsolódó szolgáltatás nyújtására vonatkozó szerződések megkötése, teljesítése, megszűntetése és az ezekhez kapcsolódó számviteli és adóügyi kötelezettségek teljesítése)

GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása

3.6.2. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett feladat, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása, figyelemmel a Mötv. rendelkezéseire, így különösen a 13. § rendelkezéseire. Az adatkezelés az államháztartásról szóló törvény és a végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése, az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet, az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 77-78. § rendelkezéseire és a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény előírásaira figyelemmel történik.

3.6.3. Az adatkezelés időtartama

A számviteli szabályok szerint a bizonylatok megőrzésére az adatkezelés megkezdését követő 8 évig kerül sor.

Az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet szerint a szerződések megőrzésére 5 évig kerül sor.

3.6.4. Az adatkezelés módja

Papír alapon és elektronikus formában.

3.7 Pénzbeli támogatás iránt benyújtott pályázatok elbírálása és támogatások nyújtása során megvalósuló adatkezelés

A Hivatalhoz az önkormányzat által nyújtott pénzbeli támogatásra irányuló pályázatot benyújtó természetes személyek és a pályázó jogi személyek képviselői, továbbá a pályázattal érintett természetes személyek személyes adatai kezelésének részletei az alábbiakban láthatóak.

3.7.1. A kezelt személyes adatok és az adatkezelés célja

személyes adat	adatkezelés célja	adatkezelés jogalapja
Pályázó azonosító adatai: - név, - születési név, - születési hely és idő, - anyja neve, - lakcím	a pályázati eljárás lebonyolítása, támogatáskezelés (a pályázó természetes személyek)	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
A pályázatok benyújtásához, támogatási szerződések megkötéséhez, támogatói okiratok kiadásához szükséges adatok: adóazonosító jel, bankszámlaszám, a pályázati felhívás által előírt, a támogatás igénylője által csatolt dokumentumokban szereplő adatok, kiskorú gyermek esetén szülői nyilatkozatok Különleges adatok (egészségügyi adatok), amelyek kezelésére minden esetben a GDPR 9. cikk b) pont szerinti vagy h) pont szerinti jogszabályi előírásra tekintettel, - utóbbi esetben figyelemmel a GDPR 9. cikk (3) bekezdéshez kapcsolódóan a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 226. § (1) bekezdés alapján alkalmazandó 10. § (3) bekezdés szerinti, valamint a 87/2019. (IV.23.) Korm. rendelet 10. § (3) bekezdés szerint tett titoktartási kötelezettségre is – kerül sor.	Pályázati eljárás lebonyolítása, támogatáskezelés A különleges adatok kezelésének a célja pályázati jogosultság, illetve a pályázat megvalósulási célja szerinti feltételek fennállásának ellenőrzése, a támogatás elbírálása, a pályázati eljárás lebonyolítása és a szerződés megkötése.	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
Kapcsolattartási adatok: - név, - e-mail cím, - telefonszám	Pályázati eljárás lebonyolítása, támogatáskezelés, a kedvezményezett természetes személlyel, annak képviselőjével, illetve kedvezményezett szervezet képviselőjével történő kapcsolattartás	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
Fénykép, esetleges kép- és hangfelvétel	A kedvezményezett által történő benyújtás esetén, feladatalapú támogatásból megvalósuló rendezvények esetén támogatás elszámolása, a cél szerinti felhasználás igazolása, a támogatás jogszerű felhasználásának a dokumentálása	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása

3.7.2. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány keretében végzett, illetve közérdekű feladat végrehajtása. A személyes adatok kezelése a benyújtott pályázati adatlapokon feltűntetett személyes adatok és a pályázók kötelezően csatolandó nyilatkozatai tekintetében a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló 2007. évi CLXXXI. törvény, a Pápa Önkormányzata Képviselőtestületének az államháztartáson kívüli forrás átvételéről és átadásáról szóló 25/2019. (XII.19.) önkormányzati rendelete és az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 48/B.§ rendelkezései alapján történik.

3.7.3. Az adatkezelés időtartama

A Hivatal a támogatott kedvezményezett érintett adatait a számviteli előírásokkal összhangban, a támogatás felhasználására vonatkozó elszámolás elfogadását követő 8 évig őrzi meg.

3.7.4. Az adatkezelés módja

Papír alapon és elektronikus formában.

3.7.5. Adatkezelés jellege

A Hivatal közvetlenül az érintettől gyűjtött személyes adatokat kezeli. Amennyiben az adatkezelés céljához szükséges adatokat az érintett nem bocsátja az adatkezelő rendelkezésére, az a pályázat elutasítását, a támogatás folyósításának elmaradását, az összeg felhasználására vonatkozó elszámolás el nem fogadását, illetve visszafizetési kötelezettség keletkezését vonja maga után.

3.8 A Hivatal által lebonyolított közbeszerzési eljárás során megvalósuló adatkezelés

A Hivatal által lebonyolított közbeszerzési eljárás során megvalósuló, a természetes személyek személyes adatai kezelésének részletei az alábbiakban láthatóak.

3.8.1. Adatkezeléssel érintett személyek köre

- Érdeklődő gazdasági szereplő, annak képviselője és/vagy kijelölt kapcsolattartója: az a természetes személy, egyéni vállalkozó, gazdasági szereplő képviseletében/érdekében eljáró természetes személy, aki a közbeszerzési eljárás feltételeiről kíván érdeklődni a következő módokon: az Elektronikus Közbeszerzési Rendszerben (a továbbiakban: EKR) regisztrált, vagy az eljárás iránti érdeklődését az adatkezelőnél jelezte, helyszíni bejárásra/konzultációra jelentkezik

- Részvételre jelentkező/Ajánlattevő, annak képviselője/kijelölt kapcsolattartója: az a természetes személy, egyéni vállalkozó, gazdasági szereplő képviseletében/érdekében eljáró természetes személy, aki részvételi jelentkezést/ajánlatot nyújt be az adatkezelő részére, vagy aki a részvételre jelentkező/ajánlattevő képviseletében/érdekében eljár

- Részvételre jelentkező/Ajánlattevő által megjelölt szakember: az a természetes személy, akit a részvételre jelentkező/Ajánlattevő jelölt meg alkalmassági követelménynek való megfelelése érdekében vagy érvényességi követelménynek való megfelelése érdekében vagy alvállalkozóként vagy az Ajánlattevő jelölt meg értékelési szempontra tett megajánlásként

- Részvételre jelentkező/Ajánlattevő tényleges tulajdonosa(i): a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény 3. § 38. pont a)-b) vagy d) alpontja szerinti természetes személy

- Referenciaigazolást kiállító/aláíró és referenciaszemélyként megjelölt természetes személy: az a természetes személy, aki a Részvételre jelentkező/Ajánlattevő alkalmasságának igazolására felhasznált referenciaigazolást kiállította/aláírta, illetve a referenciaigazolásban vagy referencianyilatkozatban referenciaszemélyként, azaz olyan kapcsolattartóként került megjelölésre, akitől az adatkezelő információt kérhet a referencia tatalmáról

- Nyertes ajánlattevőként szerződő fél: az a természetes személy, egyéni vállalkozó, aki a közbeszerzési eljárás nyerteseként – ideértve a nyertes visszalépése esetén az ajánlatok értékelése során a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített, az összegzésben megjelölt ajánlattevőt is – a szerződést megköti az adatkezelővel.

- Nyertes ajánlattevőként szerződő fél képviselője és/vagy kijelölt kapcsolattartója: az a természetes személy, aki gazdasági szereplő képviseletében/érdekében a közbeszerzési eljárás nyerteseként – ideértve a nyertes visszalépése esetén az ajánlatok értékelése során a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített, az összegzésben megjelölt ajánlattevőt is – a szerződés megkötése és teljesítése érdekében az adatkezelőnél eljár.

3.8.2. A kezelt személyes adatok, jogszabályok, adatkezelés időtartama

Kezelt személyes adatok	Jogszabályi hivatkozás	Adatkezelés időtartama
Érdeklődő gazdasági szereplő, illetve kijelölt kapcsolattartójának a neve, e-mail címe (EKR)	424/2017. (XII.19.) Korm. rendelet 11. § (5) bekezdése	A közbeszerzési eljárás lezárulásától számított 5 évig (Kbt. 46. § (2) bekezdés).
Részvételre jelentkező/Ajánlattevő által megjelölt szakember neve, születési ideje, iskolai végzettsége, képzettsége, kamarai száma, szakmai tapasztalata, aláírt önéletrajza, rendelkezésre állási nyilatkozata, végzettségét, képzettségét igazoló dokumentumok	Kbt. 65. § (1) és (2) bekezdése, 69. §, 76. § (3) bekezdés b) pontja és 79. § (1) és (2) bekezdése; 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 21. § (1) bekezdés b) és f) pontja, (2) bekezdés b) és e) pontja; 322/2015. (X.30.) Korm. rendelet 8. §, 9. § (2) bekezdés b) pontja, 12. §, 21. §	A közbeszerzési eljárás lezárulásától számított 5 évig (Kbt. 46.§ (2) bekezdés). Amennyiben a közbeszerzéssel kapcsolatos jogorvoslati eljárás indul annak, bírósági eljárás esetén annak jogerős befejezésétől számított 5 évig. Támogatásból megvalósuló közbeszerzési eljárás esetében az adott támogatás folyósítására és felhasználására vonatkozó külön jogszabályban előírt iratmegőrzési kötelezettség időtartamáig, de legalább 8 évig.
Részvételre jelentkező /Ajánlattevő azonosító adatai, elektronikus címe, postai címe, telefax száma	Kbt. 41/C. § (3) bekezdés b) pontja, Kbt. 142. § (1) bekezdés	A közbeszerzési eljárás lezárulásától számított 5 évig (Kbt. 46. § (2) bekezdés). Amennyiben a közbeszerzéssel kapcsolatos jogorvoslati eljárás indul annak, bírósági eljárás esetén annak jogerős befejezésétől számított 5 évig.
Referenciaigazolást kiállító/aláíró természetes személy neve és a referenciaszemélyként (kapcsolattartóként) megjelölt természetes személy neve és elérhetősége (telefonszám és/vagy e-mail cím)	Kbt. 65. § (1) bekezdés b) pontja; 69. § (13) bekezdése; 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 22. § (2) és (3) bekezdése	A közbeszerzési eljárás lezárulásától számított 5 évig (Kbt. 46. § (2) bekezdés). Amennyiben a közbeszerzéssel kapcsolatos jogorvoslati eljárás indul annak, bírósági eljárás esetén annak jogerős befejezésétől számított 5 évig. Támogatásból megvalósuló közbeszerzési eljárás esetében az adott támogatás folyósítására és felhasználására vonatkozó külön jogszabályban előírt iratmegőrzési kötelezettség időtartamáig, de legalább 8 évig.
Nyertes ajánlattevőként szerződő fél neve, címe, azonosító adatai, pénzintézeti adatai	Kbt. 131. § (1) bekezdés, Kbt. 142. § (1) bekezdés	A szerződés teljesítésétől számított 5 évig (Kbt. 46. § (2) bekezdés). Bírósági eljárás esetén annak jogerős befejezésétől számított 5 évig. Támogatásból megvalósuló közbeszerzési eljárás esetében az adott támogatás folyósítására és felhasználására vonatkozó külön jogszabályban előírt iratmegőrzési kötelezettség időtartamáig, de legalább 8 évig.
Nyertes ajánlattevőként szerződő fél felelős műszaki vezetőjének neve és kamarai regisztrációs száma	Kbt. 131. § (1) és (2) bekezdése, 142.§ (1) bekezdése; 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 27. § (1) bekezdése	A szerződés teljesítésétől számított 5 évig (Kbt. 46.§ (2) bekezdés). Bírósági eljárás esetén annak jogerős befejezésétől számított 5 évig. Támogatásból megvalósuló közbeszerzési eljárás esetében az adott támogatás folyósítására és felhasználására vonatkozó külön jogszabályban előírt iratmegőrzési kötelezettség időtartamáig, de legalább 8 évig.
Nyertes ajánlattevőként szerződő fél alkalmassági igazolása, figyelembe vett szakemberének neve és értékelési szempontra tett megajánlás (szakmai kompetenciák)	Kbt. 65. § (7) bekezdés és (9) bekezdése, Kbt. 131. § (1) és (2) bekezdése, 138. § (2) bekezdése és (4) bekezdése; 322 /2015. (X.30.) Korm. rendelet 27. § (1) bekezdése	A szerződés teljesítésétől számított 5 évig (Kbt. 46.§ (2) bekezdés). Bírósági eljárás esetén annak jogerős befejezésétől számított 5 évig. Támogatásból megvalósuló közbeszerzési eljárás esetében az adott támogatás folyósítására és felhasználására vonatkozó külön jogszabályban előírt iratmegőrzési kötelezettség időtartamáig, de legalább 8 évig.
Nyertes ajánlattevőként szerződő fél kijelölt kapcsolattartójának neve, címe, telefonszáma, telefax száma, e-mail címe	Kbt. 131. § (1) bekezdés, Kbt. 142.§ (1) bekezdés	A szerződés teljesítésétől számított 5 évig (Kbt. 46.§ (2) bekezdés). Bírósági eljárás esetén annak jogerős befejezésétől számított 5 évig.
Nyertes ajánlattevőként szerződő fél képviselőjének neve és tisztsége	Kbt. 131. § (1) bekezdés, Kbt. 142. § (1) bekezdés	A szerződés teljesítésétől számított 5 évig (Kbt. 46.§ (2) bekezdés). Bírósági eljárás esetén annak jogerős befejezésétől számított 5 évig. Támogatásból megvalósuló közbeszerzési eljárás esetében az adott támogatás folyósítására és felhasználására vonatkozó külön jogszabályban előírt iratmegőrzési kötelezettség időtartamáig, de legalább 8 évig.

3.8.2. Az adatkezelés jogalapja

Az eljárás során az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bek. e) pontja szerint az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtása

3.8.3. Az adatkezelés célja

Az adatkezelő közbeszerzési eljárás során megvalósuló adatkezelésének célja a közfeladat ellátásával összefüggésben felmerülő árubeszerzésre, építési beruházásra vagy szolgáltatás megrendelésére irányuló szerződés létrehozása. Ennek érdekében az adatkezelés az alábbi konkrét célokkal történik:

- Az érdeklődőknek az EKR-en keresztül történő regisztrálási lehetőség és a közbeszerzési dokumentumok elérhetőségének a biztosítása;

- Az érdeklődőkkel történő kapcsolattartás, tájékoztatás nyújtása (kiegészítő tájékoztatások, konzultációról készült, helyszíni bejárásról készült jegyzőkönyvek, előzetes vitarendezési kérelemről történő tájékoztatás és arra adott válasz, módosítás(ok);

- Részvételre jelentkezőkkel/Ajánlattevőkkel történő kapcsolattartás, helyszíni bejáráson, vagy Részvételre jelentkezők/Ajánlattevők konzultáción történő beazonosítása, benyújtott dokumentumok kezelése, nyilvántartása;

- A Kbt. és a kapcsolódó jogszabályokban meghatározott bírálati eljárás lefolytatása, értékelés, a kapcsolódó további eljárási cselekmények szerinti jogi kötelezettségek teljesítése;

- Az adott közbeszerzési eljárás tárgyát képező szerződés megkötése, szerződő felek közötti kapcsolattartás, teljesítés ellenőrzése;

- A jogviszonyból származó igények érvényesítése;

- Jogszabályban meghatározott iratmegőrzési kötelezettség teljesítése.

3.8.4. Az adatkezelés módja

Papír alapon és elektronikus formában.

3.8.5. Adatkezelés jellege

Az adatkezelő a személyes adatokat részben közvetlenül az érintettől gyűjti, részben pedig azok közvetett módon a közbeszerzési eljárás során jutnak az adatkezelő birtokába.

3.9 Visszaélés-bejelentési rendszerrel kapcsolatos adatkezelés

A Hivatal által a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (továbbiakban: Panasztv.) alapján 2025. január 1. napjától működtetett visszaélés-bejelentési rendszerrel kapcsolatos adatkezelések részletei az alábbiakban láthatóak.

3.9.1. Az adatkezelés célja

A Hivatal a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével összefüggésben megismert személyes adatokat kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezeli. Ennek keretében az adatkezelés célja különösen a visszaélés-bejelentések fogadása, rögzítése, visszaigazolása, az eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv megkeresése, az érintettel való kapcsolattartás, az elintézés eredményéről való tájékoztatás, a visszaélés-bejelentésben érintett személynek a bejelentéssel kapcsolatos álláspontja és bizonyítékai rögzítése, valamennyi érintettnek az elintézéssel kapcsolatos jogairól, adatai kezeléséről és az adatvédelmi jogairól való tájékoztatása, valamint az elintézés folyamatának dokumentálása

3.9.2. A kezelt személyes adatok

Kezelt személyes adatok	Adatkezelés jogalapja	Adatkezelés időtartama
A bejelentő neve, elérhetősége,	A jelölt személyes adatok kezelése a Hivatalra ruházott közérdekű feladatok végrehajtásához szükséges (GDPR 6 cikk (l) bekezdés e) pont), figyelemmel a Panasz tv. 16 -31 §-aira.	A Hivatal a személyes adatokat a bejelentés elintézéséig, illetve a bejelentés nyomán szükségessé váló intézkedések megtételéig, egyéb esetekben jogi igények elévüléséig, azonban legfeljebb a bejelentés megtételétől számított 5 évig.
A bejelentő Hivatallal való kapcsolata
Írásbeli bejelentés másodpéldányának átadása esetén a bejelentő aláírása, telefonon vagy hangüzenetküldő rendszer alkalmazása esetén a hangmása, a szóbeli bejelentés írásba foglalása során felvett jegyzőkönyv tartalma
Bejelentés tartalma, a bejelentéssel összefüggő egyéb nyilatkozat
Jogi képviselet ténye, jogi képviselő személye, elérhetősége és nyilatkozatai
A bejelentéssel érintett személynek a bejelentéssel kapcsolatos álláspontja és bizonyítékai, elérhetősége, jogviszonyára vonatkozó adatok
Annak a személynek a neve és egyéb adata, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, továbbá az általa közölt információ

3.9.3. Az adatkezelés módja

Papír alapon és elektronikus formában.

3.10 Városnév és önkormányzati jelképek használatára vonatkozó kérelmekhez kapcsolódó adatkezelés

A Hivatalhoz a városnév vagy az önkormányzati jelképek használata miatt kérelmet benyújtó természetes személyek és a jogi személyek képviselői személyes adatai kezelésének részletei az alábbiakban láthatóak.

3.10.1. A kezelt személyes adatok és az adatkezelés célja

személyes adat	adatkezelés célja	adatkezelés jogalapja
Kérelmező neve	Kérelmező azonosítása, a Hivatalhoz beérkező városnév vagy önkormányzati jelképek használatára vonatkozó kérelmek elbírálása	GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
Kérelmező lakcíme, jogi személy esetén székhelye	Kérelmező azonosítása, a Hivatalhoz beérkező városnév vagy önkormányzati jelképek használatára vonatkozó kérelmek elbírálása	GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
Kérelmező tevékenységi köre	Kérelmező azonosítása, a Hivatalhoz beérkező városnév vagy önkormányzati jelképek használatára vonatkozó kérelmek elbírálása	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
Jelkép használatáért felelős személy neve	a Hivatalhoz beérkező városnév vagy önkormányzati jelképek használatára vonatkozó kérelmek elbírálása	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása
Jelkép használatáért felelős személy lakcíme	a Hivatalhoz beérkező városnév vagy önkormányzati jelképek használatára vonatkozó kérelmek elbírálása	GPDR 6. cikk bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása

3.10.2. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja alapján a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett feladat, illetve a Hivatal közérdekű feladatainak a végrehajtása. A személyes adatok kezelése Pápa Város Önkormányzata Képviselőtestületének az önkormányzat jelképeiről és azok használatáról szóló 4/2014. (III.6.) önkormányzati rendelet 5. § (3) bekezdése, valamint Pápa Város Önkormányzata Képviselőtestületének a városnév használatáról szóló 5/1992. (III.17.) önkormányzati rendelet 3. § (6) bekezdése alapján történik.

3.10.3. Az adatkezelés időtartama

Az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet szerint 2 év.

3.10.4. Az adatkezelés módja

Papír alapon és elektronikus formában.

4 Milyen jogai vannak az Érintetteknek?

A Hivatal számára fontos, hogy adatkezelése megfeleljen a tisztességesség, a jogszerűség és az átláthatóság követelményeinek. Ennek fényében jelen pontban röviden bemutatja az egyes érintetti jogokat.

Az Érintett ingyenes tájékoztatást kérhet személyes adatai kezelésének részleteiről, valamint jogszabályban meghatározott esetekben kérheti azok helyesbítését, törlését, zárolását, vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen. A tájékoztatás kérését és a jelen pontban szereplő kérelmeket az Érintett a 2. pontban szereplő elérhetőségekre tudja címezni.

4.1 Hozzáférési jog

Az Érintett visszajelzést kaphat a Hivataltól személyes adatainak kezeléséről és ezekhez a személyes adatokhoz, illetve kezelésük részleteihez hozzáférhet.

4.2 Helyesbítéshez való jog

A Hivatal az Érintett kérésére indokolatlan késedelem nélkül helyesbíti a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat, illetve jogosult kérni a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

4.3 Törléshez való jog

Az Érintett kérésére a Hivatal törli a rá vonatkozó személyes adatokat, ha azok kezelésére nincsen szüksége, vagy visszavonja hozzájárulását, vagy tiltakozik az adatkezelés ellen, vagy kezelésük jogellenes.

4.4 Elfeledéshez való jog

Az Érintett törlésre irányuló kérelméről – ha igényli – a Hivatal igyekszik értesíteni minden olyan adatkezelőt, aki az Érintett esetlegesen nyilvánosságra került adatait megismerte, illetve megismerhette.

4.5 Adatkezelés korlátozásához való jog

Az Érintett kérésére a Hivatal korlátozza az adatkezelést, ha a személyes adatok pontossága vitatott, vagy jogellenes az adatkezelés, vagy az Érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, illetve ha a Hivatalnak nincsen szüksége a továbbiakban a megadott személyes adatokra.

4.6 Adathordozhatósághoz való jog

Az Érintett a rá vonatkozó, általa megadott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkaphatja, illetve ezeket továbbíthatja egy másik adatkezelőnek.

4.7 Tiltakozáshoz való jog

Az Érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatai kezelése ellen, valamennyi, jelen adatkezelési tájékoztatóban megjelölt adatkezelés vonatkozásában. Ebben az esetben a személyes adatokat a Hivatal nem kezeli tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak. Tiltakozás esetén a személyes adatok a továbbiakban e célból főszabály szerint nem kezelhetők.

4.8 Reagálás a kérelmekre

A Hivatal a kérelmet annak benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 30 nap – tiltakozás esetén 15 nap – alatt megvizsgálja, és annak megalapozottsága kérdésében döntést hoz, amelyről a kérelmezőt írásban tájékoztatjuk. Ha az Érintett kérelmét a Hivatal nem teljesítette, döntésében közöli a kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait.

4.9 Jogorvoslati lehetőségek

Adatvédelmi kérdés felmerülése esetén a Hivatalhoz lehet fordulni a 2. pont szerinti elérhetőségeken.

Amennyiben a megkeresés nem vezet eredményre, az Érintett

- a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény alapján bíróság előtt érvényesítheti jogait (a per az Érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindítható; a törvényszékek felsorolását és elérhetőségét az alábbi linken keresztül lehet megtekinteni: http://birosag.hu/torvenyszekek), valamint

- az Infotv.-ben foglaltak szerint a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; telefon: +36-1-391-1400; fax: +36-1-391-1410; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; honlap: https://www.naih.hu/) fordulhat és panaszt tehet.

5 Joggyakorlásra irányuló kérelemmel kapcsolatos eljárásunk

5.1 Címzettek értesítése

Helyesbítésről, törlésről, adatkezelés-korlátozásról minden esetben értesíti a Hivatal azokat a címzetteket, akikkel, illetve amelyekkel az Érintett személyes adatait közölte, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az Érintett kérésére a Hivatal tájékoztatást nyújt ezekről a címzettekről.

5.2 Tájékoztatás módja, határideje

A 4. ponthoz kapcsolódó kérelmek nyomán hozott intézkedésekről a Hivatal legfeljebb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül – ha az Érintett másként nem kéri – elektronikus formában tájékoztatást nyújt. Ez a határidő szükség esetén – a kérelem összetettsége, illetve a kérelmek számára tekintettel – további két hónappal meghosszabbítható. A Hivatal a határidő meghosszabbításáról annak okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az Érintettet.

Az Érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolja személyazonosságát.

Amennyiben a Hivatal nem intézkedik a kérelem nyomán, legfeljebb annak beérkezésétől számított egy hónapon belül, tájékoztatja az Érintettet ennek okairól, valamint arról, hogy panaszt nyújthat be a NAIH-nál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával (4.9. pont).

5.3 Ellenőrzés

Kivételes esetben, ha a Hivatalnak megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban, további, személyazonosság megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kéri. Ez az intézkedés a GDPR 5. cikk (1) bekezdés f) pontjában meghatározott, az adatkezelés bizalmasságának elősegítése, azaz a személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés megakadályozása céljából szükséges.

5.4 Tájékoztatás és intézkedés költségei

A Hivatal a 4. ponthoz kapcsolódó kérelmekre adott tájékoztatást, illetve az azok alapján megtett intézkedéseket díjmentesen biztosítja.

Ha az Érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, – figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre – a Hivatal ésszerű díjat számít fel, vagy megtagadja a kérelem alapján történő intézkedést.

6 Személyes adatok lehetséges címzettjei, adatfeldolgozók

6.1 Weboldal működésével összefüggésben

A Weboldal használata során megadott személyes adatokhoz a tárhelyszolgáltató, illetve a rendszergazda, mint adatfeldolgozók jogosultak hozzáférni.

Adatfeldolgozó neve: Kovács András e.v. rendszergazda

Adatfeldolgozó elérhetősége: 2170 Aszód, Bethlen Gábor utca 24.

Tel.: +36-70-634-8663

E-mail: info@itka.hu

6.2 Közhatalmi eljárások során megvalósuló adatkezeléssel összefüggésben

Az iratok közléséhez kapcsolódóan, az ahhoz szükséges adatok tekintetében:

- Magyar Posta Zrt.

- NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt., az elektronikus kapcsolattartás keretében

Az iratkezeléssel összefüggésben a nem selejtezhető iktatott iratokban foglalt személyes adatok tekintetében:

- Magyar Nemzeti Levéltár

Adattovábbítás történik a következő, a GDPR 4. cikk 9. pontja szerint címzettnek nem minősülő szervek, felügyeleti hatóságok részére:

- Az ügy hatáskörrel és illetékességgel rendelkező más hatósághoz történő áttétele esetén.

- A tényállás tisztázása érdekében az eljárás során megkeresett szervek, személyek, felügyeleti hatóságok részére és a megkereső hatóság részére.

- Jogorvoslati eljárásban a felügyeleti hatóság, az eljáró bíróság vagy az ügyészség részére.

- Nyomozóhatóság részére eljárás kezdeményezése vagy nyomozóhatóság megkeresése esetén, szabálysértési hatóság részére eljárás kezdeményezése vagy megkeresés esetén.

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV) illetékes igazgatósága vagy az Országos Rendőr-főkapitányság, mint központi bírságkezelő szerv részére végrehajtás keretében a pénzfizetési (bírságfizetési) kötelezettség kikényszerítése érdekében.

6.3 Szerződésekhez kapcsolódó adatkezeléssel összefüggésben

A Hivatal személyes adatokat továbbít a Magyar Államkincstár és a NAV részére.

6.4 Pénzbeli támogatás iránt benyújtott, pályázatok elbírálása és támogatások nyújtása során megvalósuló adatkezeléssel összefüggésben

A személyes adatokat a Hivatal köztisztviselői munkakörükben eljárva, a benyújtott pályázatok elbírálásra történő előkészítése során, a megkötendő támogatási szerződések előkészítése, a támogatások folyósítása, az összeg felhasználásának az ellenőrzése és a benyújtott elszámolások jóváhagyásra történő előkészítése során ismerhetik meg. Adattovábbítás a pályázatokat elbíráló és a felhasználást ellenőrző, az elszámolást elfogadó személyek, azaz a Képviselőtestület tagjai, a Képviselőtestület hatáskörrel rendelkező bizottságának a tagjai és a polgármester részére történik.

6.5 Adatkezelő által lebonyolított közbeszerzési eljárás során megvalósuló adatkezeléssel összefüggésben

Az adatkezelés címzettjei az adatkezelő azon munkavállalói és közreműködői, akik a közbeszerzési eljárás lefolytatásában, a szerződés előkészítésében részt vesznek. Az Érintettek adatai a Közbeszerzési Döntőbizottság, illetőleg Közbeszerzési Döntőbizottság határozata elleni jogorvoslat esetében a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bíróság, a Miniszterelnökség és Kbt. 152. § (1) bekezdése szerinti szervek, támogatás esetén a támogatások ellenőrzésére jogszabályban feljogosított szervezet/ek részére kerülhet továbbításra és a Kbt-ben meghatározott esetekben az ajánlattevők részére (pl. iratbetekintés esetén). Egyebekben a Hivatal felhívja az érintettek figyelmét, hogy a Kbt-ben meghatározott dokumentumok köre, az ott meghatározott adattartalommal és szabályok szerint közzétételre kerülnek az e célt szolgáló elektronikus felületeken. Az adatkezelő az Érintettek személyes adatait az Európai Gazdasági Térség államain kívüli harmadik országba nem továbbítja.

Adatbiztonság

Az Érintett személyes adatai megismerésére a Hivatal és az adatfeldolgozók alkalmazottai a munkakörükbe tartozó feladatok teljesítéséhez szükséges mértékben jogosultak. A Hivatal megtesz minden olyan biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, mely az adatok biztonságát garantálja.

6.6 Szervezési intézkedések

A Hivatal az Informatikai rendszerekhez a hozzáférést személyhez köthető jogosultsággal teszi lehetővé. A hozzáférések kiosztásánál érvényesül a „szükséges és elégséges jogok elve”, azaz informatikai rendszereit és szolgáltatásait minden alkalmazott csak a feladatának ellátásához szükséges mértékben, az ennek megfelelő jogosultságokkal és a szükséges időtartamig használhatja. Az informatikai rendszerekhez és szolgáltatásokhoz hozzáférési jogot csak az a személy kaphat, aki biztonsági vagy egyéb (pl. összeférhetetlenségi) okokból nem esik korlátozás alá, valamint rendelkezik az annak biztonságos használatához szükséges szakmai, üzleti és információbiztonsági ismeretekkel.

6.7 Technikai intézkedések

A Hivatal mindent megtesz azért, hogy informatikai eszközei, szoftverei folyamatosan megfeleljenek a piaci működésben általánosan elfogadott technológiai megoldásoknak és az információbiztonsági követelményeknek.

A Hivatal szervere a tárhelyszolgáltató elkülönített dedikált szerverén, védetten és zártan található.

A NAIH pártok honlapjain végzett adatkezelések adatvédelmi követelményeiről szóló ajánlás figyelembevételével a weboldalon https protokollt használ, amely magasabb adatbiztonsági szintet jelent a http protokollhoz képest.

8. Sütik (Cookies)

A Hivatal weboldalának (továbbiakban: Honlap) megfelelő működése érdekében bizonyos esetekben apró adatfájlokat (úgynevezett sütiket) helyez el az Érintett számítógépes eszközén, a legtöbb modern honlaphoz hasonlóan.

8.1 Mi az a süti?

A süti egy olyan kisméretű szöveges fájl, amelyet a honlap az Érintett számítógépes eszközére (beleértve a mobiltelefonokat is) helyez el. Ennek köszönhetően a honlap „emlékezni” tud az Érintett beállításaira (például: használt nyelv, betűméret, megjelenítés, stb.), így nem kell azt minden alkalommal újra beállítani, amikor felkeresi a weboldalt.

A Weboldalon használt sütik listája:

Cookie forrása	Cookie neve	Cookie funkciója	Cookie lejárata
Weboldal	PHPSESSID	A honlap megfelelő működésének biztosítása + Az engedély tárolásának lehetősége	A vonatkozó látogatói munkamenet lezárásáig
Weboldal	smartcookie	A felhasználói élmény növelése, a honlap használatának kényelmesebbé tétele + Az engedély tárolásának lehetősége	1 év
Weboldal	_ga	Böngészéshez használt eszközt és böngészőt jelölő egyedi azonosító létrehozása és tárolása + Az engedély tárolásának lehetősége	2 év
Weboldal	_ga_TBZ9kC0VJF	-	2 év
YouTube	VISITOR_INFO1_LIVE	A YouTube videók lejátszásához szükséges, és figyeli a felhasználói aktivitásokat, hogy megfelelő ajánlásokat készítsen.	8 hónap

Ezek a sütik letörölhetőek vagy blokkolhatóak, de ebben az esetben a Weboldal nem biztos, hogy megfelelően fog működni. A Hivatal a sütiket nem használja arra, hogy az Érintettet személy szerint beazonosítsa. Ezek a sütik csak a fent leírt célokat szolgálják.

8.2 YouTube videók (iframe)

Amennyiben a Weboldalon YouTube iframe tartalmat jelenítünk meg, a YouTube az alábbi sütiket használhatja:

VISITOR_INFO1_LIVE: Ez a süti a YouTube videók lejátszásához szükséges, és figyeli a felhasználói aktivitásokat annak érdekében, hogy megfelelő videóajánlásokat készítsen.
YSC: Ez a süti a YouTube videók lejátszásához szükséges, és lehetővé teszi az interakciókat a videókkal.

A fenti sütik segítik a videók megfelelő működését és a felhasználói élmény javítását. A YouTube sütijei harmadik féltől származnak, és a YouTube adatkezelési szabályzata szerint működnek. A YouTube adatkezelésére vonatkozó további információkat az alábbi linken találhat: YouTube Adatkezelési Tájékoztató: https://policies.google.com/privacy?hl=hu.

6.8 Hogyan kezelhetőek a sütik?

A süti file-ok törölhetőek, vagy a legtöbb mai böngészővel elhelyezésük blokkolható is. Ebben az esetben azonban a weboldal használatakor bizonyos beállításokat minden alkalommal újra el kell végezni, és bizonyos szolgáltatások nem feltétlenül fognak működni.

A sütik törléséről, blokkolásáról részletes információk találhatóak a www.AllAboutCookies.org (angol) oldalon és az Érintett által használt böngésző gyártójának weboldalán található súgóban.

7 Egyéb rendelkezések

7.1 Adatkezelés eltérő célra

Ha a Hivatal a szolgáltatott adatokat az eredeti adatfelvétel céljától eltérő célra kívánja felhasználni, akkor erről az Érintetteket tájékoztatja, és ehhez előzetes, kifejezett hozzájárulásukat megszerzi, illetőleg lehetőséget biztosít számukra, hogy a felhasználást megtiltsák.

7.2 Nyilvántartási kötelezettség

A Hivatal a felelősségébe tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről nyilvántartást vezet (adatkezelési tevékenység nyilvántartása) a GDPR 30. cikkének megfelelően.

7.3 Adatvédelmi incidens

Adatvédelmi incidens a biztonság olyan sérülése, amely a kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi. Adatvédelmi incidens esetén a Hivatal a GDPR 33. és 34. cikkei szerint köteles eljárni. Nyilvántartja az adatvédelmi incidenseket, feltüntetve az adatvédelmi incidenshez kapcsolódó tényeket, annak hatásait és az orvoslására tett intézkedéseket.

7.4 Módosítás

A Hivatal bármikor jogosult jelen Tájékoztatót a jövőre nézve egyoldalúan módosítani. Amennyiben a Tájékoztató módosítására sor kerül, annak korábbi időállapot szerinti változatait a Hivatal megőrzi, illetve – amennyiben ez lehetséges és indokolt – felhívja az érintettek figyelmét a módosítás tényére.

Hatályos: 2026.03.05.

Pápai Polgármesteri Hivatal

Adatkezelő